1. MS Officeを使う

Officeアプリケーションはビジネスにおいて欠かせない存在となっています。だがそのソフト教育は整っているとは言えない状況です。それぞれのソフトの機能説明で終わってしまい、実際のビジネスに結びついた教育体制が整っている状況ではありません。

なぜ、そのようなことになるのか、私が思うには教育がビジネスの環境と密接に結びついたものではなく、ソフト会社のソフトを知るための教育であり、知らなくても良いことまで教育プログラムに組み込まれて脳のメモリの無駄使いをしているようです。最低限のことで良いのです。覚えたら実践そこで少しづつ積み重ねていく。これが秘訣です。やってみてください。

ここでは、Officeアプリケーションを使用するにあたり、これだけは前もって設定を変更したほうが良いものに絞り、2つのソフトWordとPowerPointの設定の変更の仕方を説明します。変更のランクを2種類としました。必須印があるものは絶対に変更しておくもの、その他は変更することにより効率化が図れるものを示しています。

説明にExcelがありません。Excelは分析ツールで情報を伝えるためのツールとしては問題があります。それは、「WYSIWYG」でなくサイズ(大きさ)の概念が乏しいので、情報を伝えるドキュメントに展開するときに文字が小さすぎる問題が発生することにあります。あくまでも、事前準備の分析ツールとして使用して、最終伝達手段としては他のソフトに展開するようにしてください。

01_MS Office の設定…Word編

Windows版Office2016を想定して設定を進めます。Office2013もOffice2010も少しの変更箇所はありますが基本的には同じような箇所に設定項目があります。Mac版は異なっている場所が多いのでWeb検索などで項目名から設定方法を探してください。

《必須》行頭禁則文字の設定…[標準]から[高レベル]へ変更

日本語の文字組みとして行頭にあってはならない文字を設定する。
Word2016_Gyoto_640.jpg

自動箇条書き設定を外す

改行すると自動で行う箇条書き設定を外す。
Word2016_Kajo_640.jpg

英字入力の自動修正設定を外す

英字を入力するときに自動で大文字小文字を切り替えてくれる設定を外す。
Word2016_Eiji_Syusei_640.jpg

不適箇所に波線を入れる設定を外す

正しいものにも波線を入れてしまう設定を外す。
Word2016_Hasen_640.jpg

図を貼り付ける形式を前面にする

図を貼り付けるときに、自由に動かせる「前面」設定にする。
Word2016_Zu_Zenmen_640.jpg

ファイル内のイメージを圧縮しない

再利用することが多い提案書などはイメージを圧縮しない。
※一眼レフカメラなどのデータの重たい写真は貼り付ける前に軽くしておく。
Word2016_Image_Ashuku_640.jpg

編集記号の表示

編集時に「タブ」「改行」などの記号を表示して編集しやすくする。
Word2016_Hensyu_Kigo_640.jpg

インデントの操作ができるルーラーを表示

段落のインデントをルーラーで視覚的に設定できる。
Word2016_Ruler_640.jpg

02_MS Office の設定…PowerPoint編

Windows版Office2016を想定して設定を進めます。Office2013もOffice2010も少しの変更箇所はありますが基本的には同じような箇所に設定項目があります。Mac版は異なっている場所が多いのでWeb検索などで項目名から設定方法を探してください。

《必須》行頭禁則文字の設定…[標準]から[高レベル]へ変更

日本語の文字組みとして行頭にあってはならない文字を設定する。
PowerPoint2016_Gyotou_Kinsoku_640.jpg

英字入力の自動修正設定を外す

英字を入力するときに自動で大文字小文字を切り替えてくれる設定を外す。
PowerPoint2016_Eiji_Syusei_640.jpg

ファイル内のイメージを圧縮しない

再利用することが多い提案書などはイメージを圧縮しない。
※一眼レフカメラなどのデータの重たい写真は貼り付ける前に軽くしておく。
PowerPoint2016_Image_Ashuku_640.jpg

描画オブジェクトをグリッド線に合わせる

描画オブジェクトの作成や移動のときに、強力な武器になるグリッドに位置合わせする。
PowerPoint2016_Grid_Awaseru_640.jpg

03_フォント環境の整備

Windows10にOffice2016をインストールした環境で、そのままではどうして足りない環境があります。それは、フォント環境です。「メイリオ」「游ゴシック」 「游明朝」など文字種は少し増えましたが、フォントのファミリー、太い細いのバリエーションに乏しく、提案書で「本文」「見出し」「図の中」プレゼンテーションの「タイトル」「内容」と使い分けができません。

そこで、AdobeとGoogleが共同開発したオープンソースのフリーフォント、日本語名「源ノ角ゴシック」を紹介します。 2014年に発表された7ウェイトを持つゴシック体フォントです。

上記OpenTypeフォントをOfficeなどのアプリケーションソフトウェアで扱いやすいTrueType形式に変換した「源真ゴシック」フォントを使用します。

Font_Genshin_7_640.jpg

Font_Genshin_3_MojiHaba_640.jpg

ダウンロード

源真ゴシックサイトよりダウンロードします。以下のURLサイトの一番下のほうにリンクがあります。
http://jikasei.me/font/genshin/

インストール

1.ダウンロードした圧縮ファイルを解凍してフォルダを開く

2.GenShinGothic-Bold.ttf
  GenShinGothic-ExtraLight.ttf
  …
  GenShinGothic-P-Regular.ttf
  GenShinGothic-Regular.ttf
  全21ファイルを選択してマウスの右ボタン→[インストール]

3.フォントメニューのリストに[源真ゴシック…]があることを確認